Wat als een klein wonder begon, is bezig te eindigen in frustratie en afwijzing. Op Twitter zijn er hashtags voor bedacht: #wqm (We Quit Mail) en #noemail.
De dagelijkse e-mail overvloed is namelijk ook een hindernis geworden die de workflow en tijd van medewerkers in de weg zit. Het kan anders, maar kan het zonder?
Deze frustratie had Ray Tomlinson niet kunnen bedenken. Althans, niet toen hij in 1971 de eerste e-mail verstuurde en dat medium later de wereld veroverde. Door de toename aan digitale communicatie is de zegen van e-mail er wel vanaf. Maar we doen het toch nog en best veel. (Naar schatting 294 miljard jaarlijks, waarvan 78% spam)
Bekende problemen met e-mails:
- mails worden over de schutting gegooid (‘Geluk ermee, collega!’)
- zorgen voor miscommunicatie en dubbel werk
- meerdere versies van documenten
- vertraging in communicatie en besluitvorming
- de grote hoeveelheid
Één van de mensen die er sinds twee jaar wel helemaal mee is gestopt, is Kim Spinder. In haar bericht op Digital Action uit februari dit jaar stelt zij de lezer gerust. Ja, er is leven na de e-mail overvloed. In een stappenplan beschrijft ze hoe je e-mail uit het werkproces zou kunnen bannen. Verschillende andere platforms kunnen de communicatie rond het werk of een project vervangen, hoewel mensen daar aan zullen moeten wennen.
Tools versus mindset
Nu zijn er online gereedschappen zoals Google Docs, Basecamp, Office 365, Yammer of zelfs een wiki, met al dan niet ingeschakelde e-mail notificaties :), om online samen te werken. Volgens Spinder gaat het niet zozeer om de tools, maar om de mindset, de denkwijze hierover. Dat maakt het probleem wellicht juist weersbarstiger. Goede afspraken maken en zorgen dat die worden nageleefd, is hierbij dus wel wenselijk.
Het belangrijkste is uiteindelijk dat je informatie concentreert op één plek. En daarmee “verschuift de brengplicht naar een haalplicht,” schrijft zij. “Je bent als professional zelf verantwoordelijk dat je op de hoogte bent.”
In haar blog heeft zij de volgende video geplaatst die het probleem op een geestige manier duidelijk maakt: ‘Business practices that refuse to die’.
Weg met de e-mail overvloed
Mogelijk is het ook een generatieprobleem. Veel mensen uit jongere generaties e-mailen al niet meer of weinig met vrienden, maar communiceren via WhatsApp, Twitter of Facebook. Oudere generaties zullen wellicht meer moeite hebben om van het e-mailen af te kicken. Een bestaan zonder e-mail, dat zal toch nog wel even duren.
E-mail nieuwsbrieven zijn bijvoorbeeld nog wel gewenst en ook effectief te gebruiken. (Schrijf je in voor B-Zine!) Dat is een ander verhaal. Minder ongewenste en verwarring zaaiende Re:Re:Re e-mails, dat lijkt me een nieuwe zegen.
Post Scriptum
- Aan We Quit Mail is ook een Facebook-pagina gewijd
- Op 24 april is een congres georganiseerd Over Het Nieuwe Werken
- Ondernemer Jim Stolze schreef in 2009 het boek Hoe overleef ik mijn inbox
- Meer op YouTube met zoekterm ’email overload’