In het dagelijks werk heb je steeds te maken met overzicht, prioriteiten en acties. Met cloud software kun je als ondernemer sommige processen beter in kaart brengen en structureren. In een vorig artikel heb ik een aantal project management oplossingen bekeken. In dit bericht bekijk ik een paar cloud toepassingen die wat meer kunnen, zoals relatiebeheer of administratie.
Omdat er veel cloud software voorhanden is, is het verstandig om eerst te bedenken wat je nodig hebt. Ik ben deze zoektocht begonnen met project software en zag aantrekkelijke extra’s voorbijkomen die sommige systemen bieden.
Een paar overwegingen vooraf:
- Kijk eerst goed naar jouw situatie. Hoe kan gratis cloud software je echt verder helpen? Wat heb je echt nodig? Wat is je doel ermee? Beter overzicht houden, online samenwerken, automatiseren van processen?
- Sluit het aan op je bestaande systemen en werkwijze? Bedenk namelijk dat het goed inrichten van dit soort systemen best enige tijd en energie vergen. Dat heeft deze blog mij wel duidelijk gemaakt.
- Deze systemen hebben vaak vergelijkbare functies, die op soms nogal verschillende manieren in de interfaces of dashboards zijn verwerkt. Dat appelleert al snel aan je smaak, maar let vooral op gebruiksgemak.
- Nadat je een keuze hebt gemaakt, is blijvende aandacht nodig. Je haalt het meeste uit deze cloud software toepassingen als je het bijhoudt, aanpast en verfijnt. Het wordt dan waarschijnlijk ook leuker om mee te werken.
Cloud software: gratis of betaald?
Net als bij het vorige bericht over cloud software voor project management heb ik gelet of er een bruikbare, gratis versie beschikbaar is, zodat je het zonder problemen voor jezelf kunt testen. Natuurlijk wordt het vaak interessanter als je wel wat betaald, maar dat hoeft niet.
Daar gaan we.
Podio
Met de Lite versie van Podio kun je samenwerken met 5 teamleden en 5 externe gebruikers. Zoals vrijwel alle software op dit gebied is het modulair opgebouwd en bij Podio kun je bijna alle onderdelen onbetaald gebruiken.
De structuur die zij hebben bedacht, is die van een Organisatie die Werkruimtes heeft die gebruikmaken van toegewezen Podio Apps, zoals Project Management, Administratie, Personeel en PR. Hierna kun je teamleden uitnodigen en toegang geven tot een bepaalde ‘apps’.
Ook taken die je aanmaakt, zijn weer aan mensen toe te wijzen of te delen. Overleggen kan via een chatfunctie. Podio heeft veel soorten apps, zodat je de projecten helemaal naar smaak kunt optuigen.
Wil je upgraden om onbeperkt externe teamleden toe te voegen, dan kan dat vanaf $9 per maand, per gebruiker. Omgerekend naar euro’s en met 20% korting als je voor een jaarabonnement kiest, is dat €65. Best betaalbaar dus.
Insightly
Op het gebied van project- en leadmanagement is Insightly een interessante mogelijkheid. Met de functie Pipelines kun je vooraf een serie van acties koppelen aan leads of projecten. Dat kan behulpzaam zijn als je bijvoorbeeld projecten hebt, die op steeds dezelfde wijze kunnen worden aangepakt.
Verder kunnen er rapporten gegeneerd worden over deals, waarvoor het wel nodig is om dat nauwgezet bij te houden. Insightly biedt integratie met Google Apps of Office 365.
Een gratis account kent maximaal 4 gebruikers, met 200MB opslag en 2500 contacten. De interface is kleurrijk (taken en projecten krijgen een kleur) en simpel. Toch is is het niet gelijk duidelijk waar alle functies te vinden zijn.
Bitrix24
In de gratis account van Bitrix24 zit gewoon alles. Vandaar dat de interne zoekmachine geen overbodige luxe is. Hoewel het dashboard verder mooi en helder is, ben je met de inrichting wel even zoet.
In het dashboard zie je gelijk een activiteitenstroom, die je zicht biedt op de maximaal 12 gebruikers (= 5 GB opslag) die de gratis account je toestaat. Vandaar dat ze Bitrix24 zegt dat ze een sociaal intranet bieden.
Bitrix24 voegt bijvoorbeeld het maken van offertes en versturen van facturen toe aan het arsenaal. Nieuw zijn de mogelijkheden om Yammer en Mailchimp te koppelen.
Ook vind je er taken-, project- en documentbeheer en uitgebreide verkoop- en relatiebeheer opties. Erg mooi en veel allemaal, wat mogelijk ook wat intimiderend is als je er voor het eerst induikt. Dat hebben de makers zich wel gerealiseerd, dus zijn er goede instructies te vinden.
Workspace
Tot slot aandacht voor een nieuwe Nederlandse online service die zich met name richt op de administratie van zelfstandigen en bedrijven: Workspace. Dit jonge Rotterdamse bedrijf heeft goed gekeken naar de populaire service Moneybird.
Net als bij Moneybird kun je in de gratis versie gebruikmaken van 3 facturen, 3 offertes en 3 inkoopfacturen per maand. In de betaalde versie zou je zo dus ook je BTW-boekhouding kunnen doen.
Het design van het Workspace dashboard is erg fraai en intuïtief, met gelijk zicht op het statusoverzicht. In de premium, de betaalde versies, is verder nog onderscheid gemaakt in projectbeheer en verkoopbeheer.
Dat projectbeheer richt zich dan wel voornamelijk op de financiële zaken, maar er wordt nog volop ontwikkeld door de mannen (ja, mannen, weet ik toevallig). Met het verkoopbeheer kun je ook voorraden van bijvoorbeeld een webshop bijhouden.
Een mooie extra dat Workspace biedt – in vergelijking met Moneybird in ieder geval – is dat het te koppelen is met online banksoftware, zodat je je rekeningen binnen Workspace kan bekijken.
Voor alle hier genoemde cloud software pakketten zijn mobiele apps beschikbaar voor iPhone, iPad (iOS) en Android apparaten. Van Podio, Insightly, Bitrix24 en Moneybird zijn uitgebreidere reviews te vinden bij Cloudtools.nl, een website die intussen een enorme bron is geworden voor cloud oplossingen.