Het is best een klus om als ondernemer of freelancer je werk en bijbehorende acties lekker te organiseren. In een serie artikelen wil ik daarom ingaan op de verschillende cloud diensten die ik heb getest of waarmee ik heb gewerkt.
Voor kleine bedrijven en zelfstandigen zijn er best veel slimme oplossingen bedacht om werk en projecten beter, overzichtelijker of eenvoudiger te organiseren.
Compleet zal ik dus niet zijn. Dus heb je zelf nog een tip, laat je dan horen in een reactie onder dit bericht. :-)
Over wat voor software hebben we het precies? Ik beperk me even tot eenvoudig projectmanagement, administratie (factureren en offertes maken), client relationship management (CRM) en om combinaties daarvan.
In de meeste gevallen zijn het producten die je gratis kunt proberen of (met beperkingen) gebruiken. Je wilt natuurlijk weten met wat voor dashboard of interface je te maken krijgt. En het oog wil ook wat.
Daarnaast is er vaak voor de meeste smart phones, iPads en tablets een app beschikbaar. Sterker, dat is eigenlijk een kenmerk van clouddiensten: toegankelijk via alle apparaten.
Waarom zou je de cloud gebruiken?
Ik wil eerst ingaan op een paar projectmanagement diensten.
Natuurlijk, je hebt een computer een e-mail programma, met een Office pakket, een agenda en een kladblok en je maakt dagelijks werklijstjes. Maar heb je lekker overzicht op meerdere projecten?
Waar stond ook al weer dat telefoonnummer in dat doorgestuurde (Re:Fwd:Re:Re:) mailtje van vorige week?
De hier genoemde diensten zijn flexibel genoeg om het systeem voor verschillende soorten werk of vakgebieden aan te passen. Voor zowel een coach of consultant, als voor een fietsenmaker, een popband of een webdesigner kan dat enorme uitkomst bieden.
Projecten en taken krijgen soms weer wel een andere naam, maar het principe blijft overeind: To Do, Doing en Done!
Een aantal overwegingen om er gebruik van te maken zijn:
- je kan werkzaamheden overzichtelijk plannen – met opvolgingen en deadlines
- je kunt er centraal samenwerken (documenten, notities, zonder heen-en-weer gemail)
- het geeft overzicht in en van je agenda (met meldingen en status updates)
- je hebt toegang tot je gegevens op elk moment, op elke plek en vaak op elk apparaat
Voorbeelden van online projectbeheer
Trello
Met Trello – Organize everything, together – krijg je een eigenlijk de beschikking over een digitale kaartenbak (zie foto hierboven). De structuur die Trello hanteert, is de volgende: Organizations (of groep), Boards (projecten voor die groep), Lists (soort taken of acties) en Cards (afzonderlijke of gesplitste taken). Je kunt als beheerder mensen toegang geven tot onderdelen zoals een Organization en taken aan hen toewijzen.
Door op de Cards te klikken, kun je er notities, een deadline of een bestand (upload tot max 10 MB) aan toevoegen. Met de indeling hiervan kun je in naamgeving creatief omgaan en aanpassen op je behoefte. Groepsleden kunnen zich abonneren op Cards, zodat ze op de hoogte worden gehouden van de voortgang.
Natuurlijk, er zijn een betaalde versies, maar de gratis account blijft gratis. Je kunt er bovendien met zoveel mensen aan werken als je wilt. Zeer geschikt dus als je iets zoekt om echt simpel en leuk op projectbasis samen te werken.
Maia
Behalve dat je met Maia projecten en taken kan beheren en plannen, gekoppeld aan klanten of projecten, heeft dit systeem de mogelijkheid om een urenregistratie in bij te houden. Dat is echt een toegevoegde waarde. Op de kalender plan je de dag en de tijd die je voor een klant aan het werk gaat en aan het einde van de dag bevestig je dat of past het aan. In de Pro-versie (€9 per gebruiker/maand) zit er een uitgebreider rapportage bij, op klant en taakniveau.
Je kunt Maia koppelen met je Outlook of iCal agenda en met Google Drive, waar je wellicht bestanden maakt of hebt opgeslagen (Drive is natuurlijk ook een clouddienst, maar laat ik hier buiten beschouwing).
Met de gratis versie van Maia kunnen 2 gebruikers van de account gebruikmaken en is de uploadruimte beperkt tot 50 MB. Je krijgt de eerste 30 dagen trouwens de Pro-versie om te kijken of het je bevalt. Maia heeft geen mobiele app, maar een mobiele website die je toegang geeft via een smart phone of tablet. Een app is echt niet altijd nodig.
Asana
Wat betreft projectbeheer biedt Asana het meest uitgebreide pakket. Via het dashboard kun je zoveel Workspaces (werkruimtes) maken als je wilt, zowel zakelijk als persoonlijk. Onder de Workspaces, bijvoorbeeld ‘Tafels’ als je meubelmaker bent, kun je dan verschillende projecten hangen. Dus ‘De salontafel voor Van Buuren tot Blerik’. Hierna kun je daar taken en subtaken aan koppelen, met deadlines, notities, links of bestanden.
De standaard interface is helder en logisch vormgegeven. Links de Workspaces, in het midden de taken en rechts de status van de taken: met de opmerkingen en medewerkers aan het betreffende project (Followers).
Je kan herinnert worden aan de planning en de taken door notificaties of door de Workspace aan een digitale agenda te knopen: Google Calendar, of een andere digitale agenda die je gebruikt.
Dat je Asana gratis kunt gebruiken tot 15 gebruikers of teamleden is ruimhartig te noemen, in vergelijking met de meeste aanbieders van dergelijke cloudservices.
Koudwatervrees
Over weerstand tegen clouddiensten (= opslag van data op een server waar je niets over te zeggen hebt) hoor ik natuurlijk ook. De beveiliging van je gegevens is erg belangrijk. Maar omdat de meeste bedrijven naast hun gratis service ook betaalde accounts (willen) hebben, zullen ze echt op hun zaak letten. Dus zorgen voor een goede beveiligde omgeving, ook voor de gratis gebruikers.
Online reputaties komen te voet, gaan te paard en vertrekken per straaljager. Daar zijn voorbeelden van.
In het geval van financiële gegevens in een clouddienst, waarover later meer, gaat dat vaak nog een stapje verder en is het bijna altijd mogelijk om de data te exporteren of het als bestand te downloaden. Het is één van de overwegingen bij het kiezen van een systeem. Bij Computerworld kun je een mooi lijstje tips lezen die je daar verder bij kunnen helpen.
Wil je er echt eens induiken, dan vind je bij Cloudtools een zeer uitgebreide lijst aan mogelijkheden. Kijk wat bij je bedrijf en situatie past en durf te experimenteren.